terça-feira, 12 de julho de 2016

CONCEITOS GERAIS DE UM REUNIÃO - Trabalho de Secretariado

SUMÁRIO




No presente trabalho de pesquisa bibliográfica no âmbito do curso de Secretariado, vamos falar sobre os conceitos gerais de uma reunião. Ora, é entendido como reunião o encontro de três ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma actividade.

Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações ou empresas, as reuniões são importantes eventos para contacto pessoal e comunicação entre os coparticipantes. Reunião, palestra, conferência e workshop podem ter em comum o encontro de pessoas com alguma afinidade pessoal, ideológica, crença, religiosa, profissional ou interesse em determinado argumento. Diferem em certas conotações e prioridades.




As reuniões são um meio para partilhar, num grupo de pessoas, um mesmo nível de conhecimento sobre um assunto ou um problema e para tomar decisões colectivamente. Além disso, decisões tomadas colectivamente, com representantes das diferentes entidades interessadas, serão mais facilmente aceites por todos.

No entanto, as reuniões são “cronofagas” (consumidoras de tempo) e devem por conseguinte ser o mais curta possível e efectuadas com uma preocupação de eficácia, para resultarem em acções concretas.

Chama-se condução de reunião ao conjunto de acções a empreender para organizar e efectuar uma reunião em boas condições e permitindo fazê-la surtir efeitos.



Antes de mais, a razão de ser de uma reunião deve ser reflectida maduramente para não desencadear uma “ reunionite aguda”:

       Qual é o objectivo da reunião?
       Uma reunião telefónica pode ser suficiente?
       Uma Web conferência ou reunião virtual (via Internet) seria suficiente?


Número e qualidade dos participantes: É desejável reunir um número restrito de participantes, para não correr o risco de tornar a reunião pouco eficaz. É igualmente necessário harmonizar o perfil dos participantes, em especial em função do nível técnico ou político.

Duração: Idealmente, a duração da reunião não deve exceder 2 horas.

Ordem do dia: Trata-se do corte horário do tempo de trabalho em assuntos bem formulados. É necessário controlar o tempo dedicado aos diferentes assuntos da ordem de trabalhos.

Em função do número de participantes, é necessário encontrar uma sala de reunião livre à data em que os participantes estão disponíveis. Os períodos de férias escolares devem ser evitados na medida do possível.

A data da reunião deve ser prevista no mínimo com 15 dias de antecedência, para de permitir o envio dos convites e das convocações aos participantes em prazos decentes.
A sala deverá ser escolhida nomeadamente em função dos seguintes constrangimentos:

       Capacidade da sala (em termos de lugares sentados);
       Dimensões e forma da sala (de acordo com o tipo de apresentação ou de animação);
       Necessidade de um acesso à Internet;
       Presença de computadores e de meios audiovisuais (vídeo projector).


Difundir a ordem de trabalhos ao conjunto dos participantes, precisando nomeadamente o lugar bem como a hora de início e fim da reunião. Eventualmente transmitir um plano de acesso que recapitula as principais infra-estruturas (metro, paragens de autocarro, estação) perto do lugar da reunião.

Se possível e para optimizar a eficácia das trocas, um documento preparatório, enviado antes da reunião e situando o contexto, fazendo eventualmente aparecer algumas perguntas chave, permitirá aos participantes preparar melhor a sua intervenção.

Convocação: De acordo com as empresas ou organização, uma convocação deve ser estabelecida para o pessoal para que uma ordem de missão seja emitida. Trata-se de constrangimentos regulamentares que permitem validar a deslocação do pessoal.

Convite: um convite deverá ser dirigido aos participantes que não são da empresa ou da organização.


Uma mesa-redonda permite cada um apresentar-se resumidamente e assim permitir aos novos ou às personalidades externas situar a função de cada interveniente.

É vivamente recomendado pedir aos participantes que façam um esforço específico aquando da descrição da sua actividade e, nomeadamente, que evitem a utilização de siglas.

É desejável “designar um voluntário” para a redacção da acta. Se se tratar de uma série de reuniões, cada um deverá ser secretário por sua vez.


Para as reuniões que fazem intervir pessoas que têm uma ordem de missão, é necessário fazer circular uma folha de presenças para permitir aos serviços financeiros validar as despesas de deslocação. Uma folha de presenças modelo está anexa a este documento.


Para todos os efeitos, se se tratar de uma série de reuniões, as decisões da reunião precedentes podem ser passadas em revista, para recapitulação ou para acompanhamento dos avanços da sua realização. 

Antes de entrar no coração do assunto, pode ser útil recapitular resumidamente a ordem de trabalhos do dia, o tempo fixado para cada assunto e os intervenientes.

Os pontos importantes da ordem de trabalhos deverão de preferência ser abordados no início da reunião, quando a concentração é máxima e para não correr o risco de o tratar rapidamente no fim da reunião. 

A fim de pôr à vontade os participantes, um café pode ser servido no início da reunião ou simples garrafas de água podem ser distribuídas aos participantes. Além disso, uma sala correctamente dimensionada e com uma temperatura adaptada permitirá tornar uma reunião mais eficaz.


Uma “lista de decisões”, estabelecida colectivamente pelo conjunto dos participantes, permite pôr em epígrafe as decisões essenciais tomadas durante as trocas. A lista de decisões não deve ser unicamente passivo: um responsável deve ser designado para a implementação de cada uma das acções, com uma data prevista.


Se se tratar de uma série de reuniões, pode ser oportuno aproveitar a presença dos participantes para acordar uma data comum para a(s) reunião(ões) seguinte(s).



Recomenda-se vivamente a redacção da acta "a quente", imediatamente a seguir à reunião, porque as notas tomadas durante a reunião fazem apelo à “memória a médio prazo”. A acta deve nomeadamente referir os pontos seguintes:

       Assunto da reunião,
       Data da reunião,
       Participantes (e ausentes),
       Ordem de trabalhos,
       Resumo de cada ponto da ordem de trabalhos,
       Lista de decisões.

No mínimo, na falta de uma acta de reunião, é indispensável proceder a uma simples lista de decisão.



A acta da reunião tem vários objectivos:

       Publicar decisões
       Formalizar o trabalho realizado para permitir, por exemplo, aos ausente ou pessoas não presentes na reunião poder o que se passou.
       Capitalizar a informação, para memória.


A acta deve ser difundida ao conjunto dos participantes, para validação. Após um prazo de aproximadamente uma semana, se forem feitas propostas de modificações, a acta final deverá ser enviada de novo ao conjunto dos participantes.



 As reuniões são necessárias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica, por isso, um dispêndio considerável que tende a passar despercebido.

A primeira questão geral a colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião ou se ela é dispensável. Em caso de se justificar a realização da reunião, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e número de participantes, fixar a duração, a hora e o local da mesma.

Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada.

Estabelecida a necessidade da reunião, importa escolher o tipo de reunião.

Há vários tipos de reuniões, consoante os objectivos a atingir:

       Reunião de informação, de formação ou de sensibilização;
       Reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ”reunião de trabalho”, para programação de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produção de ideias;
       Reunião de consulta, de negociação, de resolução de problemas, de validação de situações e de tomada de decisões.

A preparação de uma reunião é um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupõe um conjunto diversificado de acções que obedeçam aos princípios seguintes:

·         Planificar as reuniões segundo as necessidades;
·         Escolher o tipo de reunião de acordo com os objectivos e os grupos visados;
·         Dirigir uma reunião eficazmente em função de objectivos concretos e de resultados mensuráveis;
·         Exercer a liderança através da animação e da dinâmica do grupo;
·         Saber gerir espaços, assegurar a organização do material e dos instrumentos de apoio;
·         Estabelecer uma lista de controlo de tarefas:
Ø  Fixação clara dos objectivos e dos resultados a atingir;
Ø  Elaboração de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatória a todos os participantes;
Ø  Programação da condução de cada assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão;
Ø  Designação de relator para elaboração da acta;
Ø  Reserva da sala e marcação do dia, hora e local;
Ø  Definição da composição da mesa de presidência;
Ø  Disponibilização de bebidas, se for caso disso;
Ø  Entrega de lista de participantes externos ao pessoal da recepção, PBX e parque de estacionamento;
Ø  Verificação do funcionamento dos equipamentos e preparação do restante material de apoio. 

Para além da habitual ordem de trabalhos, poderá ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluirá:


       Descrição sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcançar;
       Indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da duração total da reunião e de cada ponto da agenda;
       Priorização dos temas, prevendo aqueles que possam ser retirados em caso de falta de tempo;
       Menção dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos a trazer ou a apresentar;
       Referência à atribuição de trabalho preparatório a determinados participantes.

Uma ordem de trabalhos deverá:

       Ser enviada atempadamente aos destinatários;
       Motivar a participação dos participantes;
       Incentivar a preparação por parte de cada participante.


Da convocatória ou convite deve constar informação sobre:

       Data e local da reunião;
       Hora de início e de conclusão;
       Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informação de contexto;
       Resultados esperados;
       Participantes.

Na fase de preparação poderá ser importante:

       Enviar a convocatória por correio electrónico, com vista à agilização de todo o processo de organização e preparação da reunião;
       Telefonar aos convocados/convidados com a antecedência de um ou dois dias, a fim de garantir a sua participação;
       Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presença específica de um participante.

O presidente, moderador ou facilitador:

       Inicia a reunião à hora marcada, dá as boas-vindas e agradece o tempo disponibilizado pelos participantes;
       Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir confortáveis e motivados para participarem e alcançar um objectivo comum;
       Não perde tempo com a aprovação de actas anteriores, apresenta claramente os objectivos da reunião, faz aprovar a agenda e expõe os respectivos pontos, recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o método de trabalho, sublinha a duração prevista da reunião e informa sobre aspectos práticos de organização;
       Avisa se haverá registo, acta ou relatório, indicando previamente o relator ou secretário da reunião;
       Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenções;
       Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na circunscrição aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurança.


O presidente ou moderador é um elemento central para o sucesso da reunião.

Ao presidente ou moderador compete:

       Congregar a atenção dos participantes e envolvê-los no clima da reunião;
       Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participação de todos e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado;
       Assegurar a organização das intervenções e a objectividade dos contributos;
       Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios à ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso;
       Dinamizar a reunião, mostrando flexibilidade sobre tópicos controversos ou questões de difícil acordo;
       Mobilizar o máximo de opiniões individuais para o espaço colectivo;
       Formular posições de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posição que reflicta a posição geral do grupo;
       Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstáculos apontados;
       Assegurar que sejam tomadas todas as decisões necessárias;
       Terminar com uma síntese com menção expressa dos resultados alcançados e evitar que a reunião termine sem tomar decisões ou sem definir prazos e responsabilidades.

O desempenho do presidente ou moderador e dos participantes são os pilares do êxito da reunião. Ao participante na reunião compete:
Antes da reunião:

Analisar os documentos recebidos com a convocatória;
Equacionar o modo como irá intervir activamente;
Recolher informações que sejam úteis para o sucesso da reunião;
Produzir algum apontamento importante.

Durante a reunião:

Tomar notas sobre dúvidas e pontos importantes;
Intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecução dos objectivos;
Saber escutar ideias e opiniões, interessar-se pelos avanços conseguidos, ponderar as críticas a fazer;
Intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discussão.

Após a reunião:

Verificar e assumir os conteúdos da versão final da acta, empenhando-se na concretização das determinações da reunião.


Cabe ao presidente ou moderador encerrar com sucesso a reunião. Neste sentido importa:

       Sumariar as decisões tomadas, realçando os respectivos prazos;
       Fazer breve balanço dos aspectos positivos adquiridos bem como das divergências evidenciadas e dos obstáculos a superar;
       Informar da elaboração cuidada e abrangente da acta/relatório/nota/síntese que constitui a memória escrita dos resultados e o guia para a futura monitorização e acompanhamento da execução das decisões (sempre que possível, a acta é apresentada no final da reunião e após comentários é aprovada para envio posterior);
       Pode ser pertinente enviar cópia da acta a pessoas que não participaram na reunião (por exemplo, o responsável de um sector que desempenha um papel importante na implementação das medidas decididas ou que será afectado pela concretização das mesmas);
       Concluir agradecendo a presença e a participação.


       O êxito da reunião é aferido pelos seus resultados.
       No final da reunião terá de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuída por cada participante, com um prazo de execução e indicação clara de quem monitoriza o processo;
       Sem acompanhamento dos resultados das reuniões, há o risco de perder parte do trabalho nelas realizado;
       Impõe-se assegurar que o relator/secretário prepare a acta ou relato o mais cedo possível após a reunião;
       Enviar cópia da acta provisória aos participantes, com pedido de observações e comentários dentro de um prazo útil e com agradecimento pelos contributos;
       Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que não puderam estar na reunião a acta definitiva, da qual constem:

- Decisões consensuais, conclusões assumidas e recomendações aceites;
- Indicação dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas específicas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados;
       Uma vez concluída a acta, o presidente ou moderador poderá organizar um calendário com notas e lembretes relacionados com a concretização das decisões tomadas;
       Antes da reunião seguinte, assegurar-se que os participantes redijam curtos relatórios de avaliação sobre o grau de implementação das medidas e decisões tomadas;
       Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.


A reunião não era necessária. Os assuntos a tratar não exigiam realização da reunião. O momento não era oportuno para realizar a reunião.

A reunião foi realizada por motivos errados: uma reunião cujo conteúdo se esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros, impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem resultados a produzir está condenada ao insucesso.

Os objectivos da reunião estavam mal definidos: os objectivos não eram claros ou adequados. Os objectivos constituíam obstáculos e não desafios.

Não foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos que não podem tomar decisões.

Falta de controlo adequado: programa insuficientemente detalhado, horários vagos, ausência de um fio condutor, conflitos surgidos tratados desadequadamente, falta de liderança.

Ambiente físico não apropriado: local desconfortável, recursos que não funcionam, interrupções que desconcentram.

Reuniões produtivas, eficientes e cativantes precisam de um objectivo claro, um diálogo aberto, e um forte líder. Este trabalho mostrou-nos de forma detalhada e didáctica os conceitos gerais para elaboração de uma reunião eficaz, mostrando, como complemento, os 9 passos chaves para que uma reunião atinja os objectivos estabelecidos.





Barker, Alan, Reuniões que funcionam, Mem Martins, Lyon Edições, 1996

Dressler, Larry, Reuniões eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008

Noyé, Didier, Réussir vos réunions, Paris, Insep Consulting éditions, 2009

Tropman, E. John, Making meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage Publications Inc., 2003


Rebori, Marlene. K., How to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno

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