Formas de Elaboração de Documentos Trabalho Completo - Vieira M. Manuel

INTRODUÇÃO

A linguagem documental formal é comummente utilizada pela comunicação organizacional e constitui um dos elementos auxiliares em tomada de decisão, registo e coordenação sistemática de actividades, construção da realidade, identidade e planeamento das organizações.

Este trabalho tem como os principais objectivos:

1- Possibilitar o desenvolvimento de habilidades, em escrita, para a construção da história, garantia de direitos e deveres, institucionalização e exercício de papel político na sociedade;

2 – Facilitar a captação de recursos e formação de parcerias das organizações, devido às exigências formais de financiadores e parceiros governamentais e não governamentais;

3 – Aproximar os conhecimentos do Secretariado às comunidades de práticas sociais, na tentativa de disseminar técnicas e ferramentas de assessoria, não somente em ambientes organizacionais economicamente favorecidos, como também em organizações de caráter e formação social e política.

ATA

O que é?

Ata é um documento usado para relatar todas os acontecimentos, discussões, propostas, votações e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembleia, congresso, evento, etc...

Como fazer?

v  A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem parágrafos, a fim de impedir a introdução de modificações e alterações indevidas;

v  Não deve apresentar rasuras nem emendas;

v  Nos casos de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você estiver escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida da forma correcta;

Ex: ....e foram traídos, digo, trazidos para a assembleia....

v  Quando as falhas e erros só forem percebidas após a redacção da ata, você deve utilizar a expressão em tempo, seguida da correcção;

Ex: Em tempo: na décima sétima linha desta ata, onde lê-se “foram escolhidos os representantes”, leia -se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”.

v  É melhor que os números sejam escritos por extenso em parênteses, para que não ocorram dúvidas ou falsificações;

Ex: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.

v  No caso de importância em dinheiro, é necessário escrever assim:

Ex: Kz 13.500,00 (treze mil e quinhentos Kwanzas)

v  Não devemos usar abreviaturas;

Ex: SSA. para dizer Salvador.

v  Quando se tratar de reuniões ou assembleias previstas em estatutos e regulamentos, a ata será lavrada (escrita) em livro próprio, com as páginas do livro enumeradas e autenticadas pelo responsável;

v  Usamos letras maiúsculas para escrever as iniciais das seguintes palavras e expressões:

Assembleia Geral Ordinária, Assembleia Geral Extraordinária, Reunião da Diretoria,

Reunião do Conselho, Presidente, Mesa, Livro de Presença, Edital;

v  Quando o responsável por escrever a ata não encontra-se na reunião ou assembleia, os participantes da sessão escolhem entre os presentes, pessoas que escreverão a ata;

Ex: ...para esta Reunião da Directoria, não estando presente o encarregado de redigir “ad hoc” a ata, (“ad doc” expressão do latim que quer dizer “para isto” ou “para esta reunião”) foi  eleito pelos membros de directoria presentes, João Silva que substituirá o encarregado, especialmente nesta reunião.

v  A redacção da ata obedece a seguinte sequência:

a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento;

b) Nomeação das pessoas presentes, com suas qualificações e cargos;

c) Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião ou assembleia (se foi edital, aviso, comunicado, carta);

d) Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente, lê a ata da reunião anterior para que sejam feitas as correcções ou alterações de acordo com a vontade dos participantes;

e) Registo do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição fiel e resumida de todas as ocorrências e das decisões que tiverem

sido discutidas e adoptadas pela maioria dos participantes;

f) Fecho, contendo os seguintes dizeres:

Ex: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim, secretário ad hoc que a redigiu e lavrou, pelo Presidente que dirigiu os trabalhos e pelos que estiveram presentes na qualidade de participantes da Sessão (reunião, assembleia, etc).

h) As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não deixar espaço livre.

OBS¹: além desse modelo tradicional de ata em algumas ocasiões de carácter menos oficial e solene é possível adotar a Ata-Síntese.

OBS²: é comum que todos os presentes assinem todas as páginas da Ata.

ATESTADO

O que é?

É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação. É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o documento.

Como fazer?

v  O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa que está pedindo o atestado;

v  O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede;

v  O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado;

v  A redacção de um atestado apresenta a seguinte ordem:

a) Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas;

b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome e identificação da pessoa que solicitou;

c) Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando;

d) Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta.

AVISO

O que é?

É um documento escrito por meio do qual as empresas e instituições transmitem informações,

ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham interesse em comum.

Como fazer?

v  Deve ser escrito em papel timbrado (com a marca da instituição);

v  Deve conter apenas o teor da comunicação. O conteúdo deve ser escrito em linguagem e objectiva, para que não haja dúvidas quanto à interpretação;

v  Sua estrutura é bem simples:

a) Título, que é a palavra AVISO (em letras maiúsculas);

b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso;

c) Texto contendo a mensagem;

d) Fecho simples (dispensável conforme o caso);

e) Local e data;

f) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do responsável.

CARTA

O que é?

A CARTA é a forma escrita mais comum de comunicação entre as pessoas. Ela é o documento utilizado nas empresas, instituições e órgãos e, também, por pessoas físicas, a fim de tratar de interesses comuns. Esta também é conhecida como “Carta Comercial”.

Como fazer?

O que se pretende com uma carta comercial é provocar uma pronta resposta para o assunto nela tratado, mesmo que seja uma resposta contrária aos interesses de quem a escreveu.

A carta tem a estrutura similar à do Ofício, porém ela é mais utilizada na iniciativa

privada, associações, instituições e escritórios de profissionais liberais, enquanto que o Ofício e Memorando são utilizados no serviço público.

v  Os componentes básicos de uma carta são:

a) Timbre (logomarca);

b) Tipo e número à esquerda e no alto da página (não são obrigatórios);

c) Local e data (Á direita, na mesma altura do tipo e do número);

d) Nome do destinatário e endereço;

e) Vocativo (pronome de tratamento);

f) Texto (contendo a introdução e desenvolvimento do assunto);

g) Fecho;

h) Assinatura de quem remete;

i) Nome e cargo abaixo da assinatura, se for o caso.

ATENÇÃO:

v  Actualmente é comum não utilizar espaços (recuos) no inicio de parágrafos.

v  Costume colocar, no final, à esquerda da única ou última página, as letras iniciais do autor do documento (letra maiúscula) e as de quem o dactilografou ou digitou (letra minúscula), separadas por barra.

v  Usa-se a abreviatura REF ou Ref. (referência), colocada um pouco antes do vocativo, à direita do papel, para indicar o resumo do que vai ser tratado.

v  A carta pode conter parágrafos numerados para melhor indicar o assunto. Quando digitada em computador as margens da carta ou de qualquer outro documento devem ser de: inferior 2,5; direita 2,5; superior 3,5; esquerda 3,5,

CERTIFICADO

O que é?

É o documento que dá testemunho de ato ou fato. Ele é diferente de Certidão, pois a certidão é uma cópia, resumida ou integral, de algum registo escrito já existente.

É importante saber que os seguintes documentos: atestado, certificado e declaração têm semelhanças, tanto na finalidade, quanto na forma. A diferença é que o Atestado é expedido em favor de alguém; a Declaração e o Certificado são emitidos em relação a alguém, podendo, ou não, ser-lhes favoráveis.

Como fazer?

A sequência de redacção do Certificado é esta:

a) Título, isto é, a palavra “CERTIFICADO” (em maiúsculas);

b) Nome e identificação da autoridade que o emite (também podem ser expressos no final, após a assinatura);

c) O Texto é sempre resumido e preciso, contendo apenas o que se está certificando (que inicia por “certifico ou certificamos”).

d) Assinatura, nome e cargo ou função de quem certifica.

CONVITE

O que é?

É um instrumento de comunicação escrita por meio do qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum local, em horário marcado, e com finalidade determinada.

Como fazer?

v  A redacção deste documento limita-se a dizer o essencial:

a) Nome do órgão, instituição ou pessoa que convida;

b) Formulação do convite;

c) Nome dos convidados;

d) Indicação do evento;

e) Dia, hora e local em que o evento ocorrerá.

v  Nos convites de cerimonias de casamento, formatura e outros do género, o nome dos convidados só constam escrito no envelope.

v  O Convite deve ser redigido em papel timbrado quando for emitido por entidade,

Instituições e/ou empresas.

CURRICULUM VITAE

O que é?

É um documento em que devem constar dados e informações pessoais e profissionais de alguém que quer se apresentar e dizer quem é, o que sabe fazer e a experiência que já adquiriu. Tem por objectivo qualificar uma pessoa perante empresa, instituição e outros, a fim de contratado, promovido ou prestigiado profissionalmente.

Existem dois tipos básicos de currículo, a depender de seus objectivos e destinações:

a) Currículo Académico – voltado para a área universitária e para as actividades de cultura, de uma maneira geral;

b) b) Currículo Profissional - para o ingresso no mercado de trabalho. Este, geralmente, é mais resumido, enxuto e objectivo, do que o currículo académico.

Como fazer?

O currículo profissional deve ser redigido de forma clara, objectiva e com boa apresentação gráfica para provocar o interesse de quem irá lê-lo ou avaliá-lo. Deve limitar-se aos seguintes itens, nas seguintes sequências:

a) Titulo CURRICULO ou CURRICULUM VITAE (em maiúsculas);

b) Dados Pessoais - nome, idade, estado civil, endereço e telefone;

c) Formação ou escolaridade – devem ser escritos em ordem decrescente (do mais recente para o mais antigo);

d) Experiências profissionais – devem ser escritas em forma decrescente (do mais recente para o primeiro);

e) Outras informações;

f) Local e data.

v  Recomenda-se não colocar números de documentos de identidade, CPF, título de eleitor ou carteira de trabalho, etc, nem anexar suas respectivas cópias e assinar o currículo.

PETIÇÃO

O que é?

É uma solicitação ou pedido em documento escrito que se encaminha a autoridade administrativa ou judicial. Na área jurídica, é o documento com o qual se formula o pedido, de reivindicação ou de defesa do direito de alguém, dirigido ao juiz competente para julgá-lo.

Como fazer?

v  Por se tratar de um documento muito empregado na área jurídica, é indicado que o requerente ou peticionário reforce a quantidade e a força dos dispositivos legais que apresenta para justificar seu pedido;

v  Basicamente, a Petição tem a mesma estrutura do Requerimento. Apenas não é usada no final do texto a expressão “Nestes termos, pede deferimento” como no requerimento.

v  Entre a invocação (pronome de tratamento) e o inicio do texto, o peticionário deve deixar um espaço de sete linhas, se for manuscrito ou de sete espaços duplos, se for dactilografado ou digitado, para que a autoridade responsável forense aplique seu despacho;

v  É comum que as petições sejam lavradas em papel timbrado do advogado no qual contenha seu nome e endereço, número da OAB, dentre outras informações.

Acompanhado, quando for o caso, de procuração passada ao advogado pelo peticionário

(requerente);

v  O documento deve apresentar a seguinte estrutura:

a) Invocação (pronome de tratamento devido, nome da autoridade e do cargo por ela

exercido), no alto do papel;

b) Texto, contendo inicialmente o nome, dados pessoais de identificação do requerente e, em seguida, a exposição do pedido com as alegações que o fundamentam (se forem muitas é indicado numerá-las);

c) Fecho, utilizando-se apenas a expressão “Pede deferimento”;

d) Local e data;

e) Assinatura do peticionário.

PROCURAÇÃO

O que é?

É o instrumento no qual pessoa física ou jurídica concede poderes competentes a outra pessoa, física ou jurídica, a fim de que essa última trate, de assuntos do seu interesse e em seu nome.

Como fazer?

·         Quem concede os poderes é chamado “outorgante”, “mandante” ou “constituinte”;

·         Quem recebe os poderes e chamado de “outorgado”, “mandatário” ou “constituído”;

·         Trata-se de um mandato que pode ser conferido por instrumento público, isto é, em cartório de notas e ofícios; ou por instrumento particular, reconhecendo-se em cartório, quando for necessária, as firmas dos outorgantes;

·         Quando expedida por instrumento público, os cartórios adotam um formato próprio, já que se trata de um documento que tem fé pública. Geralmente fornecem traslados (cópias) aos interessados;

·         O termo “ad judicia” significa conceder poderes a advogado para atuar nas diversas instancias jurídicas, em defesa dos interesses do outorgante;

·         Na essência e na estrutura a sequência é a seguinte:

a) Título, ou seja, a palavra PROCURAÇÃO escrita em maiúsculas, no alto da folha;

b) Nome e qualificação (cargo, função, profissão) do outorgante;

c) Nomeação e constituição do outorgado, seguida de seu nome e qualificação;

d) Indicação dos poderes conferidos pelo outorgante ao outorgado, para a prática dos actos que se fizerem necessários ao cumprimento do mandato (documento), acrescentando-se, ou não, a faculdade de substabelecer (transferir poderes), no todo ou em parte, o mandato a terceiros;

e) Prazo de validade para o exercício da procuração. Se não for expressa a validade, considera-se por tempo indeterminado o exercício dos poderes. Isto pode acarretar problemas, caso haja a hipótese de cassar (extinguir) os poderes do outorgado;

f) Local e data;

g) Assinatura e nome do outorgante.

REQUERIMENTO

O que é?

É todo pedido escrito encaminhado a uma autoridade do serviço público, solicitando alguma providência, reconhecimento ou a atribuição de um direito apresentando, argumentos para fundamentá-lo.

Como fazer?

·         Quando o requerimento é feito por várias pessoas, recebe o nome de “abaixo-assinado”;

·         É impróprio utilizar um requerimento para fazer um pedido dirigido a chefes, directores, ou gerentes, da área privada ou de instituições que não sejam públicas. Nesses casos o instrumento adequado é a carta;

·         Sua linguagem deve ser clara e objectiva, devendo evitar argumentos sentimentais;

·         Não deve-se utilizar formas de saudações à autoridade, quer no inicio ou no final do documento para não confundir um pedido justificável com adulação;

·         Deve-se deixar, entre a invocação e o inicio do texto, um espaço de sete linhas (se for escrito à mão) e de sete espaços-duplos (se for digitado ou datilografado), a fim de que a autoridade coloque seu despacho;

·         Em qualquer hipótese a estrutura deste documento é a seguinte:

a) Invocação - nome da autoridade e do cargo por ela exercido, precedido da competente forma de tratamento, no alto do papel;

b) Texto, contendo inicialmente o nome, dados pessoais de identificação do requerente e, em seguida, a exposição do pedido com os argumentos que o fundamentam. Se existir muitos argumentos, estes devem ser numerados;

c) Fecho, utilizando-se, apenas, a expressão “Nestes termos” (em uma linha) e “pede deferimento” (na linha logo abaixo);

d) Local e data;

e) Assinatura do requerente.

ELEMENTOS DE REDAÇÃO

O texto de um documento deve possuir as seguintes qualidades primordiais:

·         Clareza: consiste em não deixar margem a dúvidas ou interpretações equivocadas de duplo sentido;

·         Concisão: é expor o assunto em poucas palavras, mas com exactidão objectivando não cansar àquele que lerá o documento;

·         Propriedade de Termos: é o mesmo que usar a palavra adequada para a ideia que se pretende expor;

·         Ordem Directa na Frase: é ordenar a frase de forma à evitar a inversão de palavras que podem mudar o sentido do texto;

·         Coesão: amarração de palavras, frases e parágrafos dando uma forma lógica, ordenação temporal ou sequencial ao conteúdo do documento.

Para redigir-se bem um documento a fim de obter o resultado desejado é preciso:

1) Saber o tipo e formato do documento que é adequado à ocasião e será redigido;

2) Conhecer suas características e elementos básicos;

3) Ter noção do que pretende transmitir.

CONCLUSÃO

Os elementos citados são essenciais para a elaboração de um documento, são capaz de surtir o efeito esperado, pois um documento bem redigido pode transmitir ou garantir direitos, oficializar e dar visibilidade às acções da organização, ajudar com o acompanhamento protocolar e avaliação dos processos organizacionais, como também pode colaborar com a construção histórica da instituição.

BIBLIOGRAFIA

BRASIL. Presidência da República. Manual de redacção da presidência da República. Brasília, 2003

PEIXOTO, F. Balthar. Redacção na Vida Profissional: sectores público e privado. São Paulo: Martins Fontes, 2001. Colecção Ferramentas

SANTOS, Íris Gomes. Anotações em sala de aula das disciplinas Redacção Empresarial I e II. Salvador: UFBA, 2003