ÍNDICE
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Centro de Documentação é o
objecto deste trabalho. Podemos apresentá-lo como uma entidade híbrida, cuja
definição e características discutiremos a seguir. Talvez por ser entidade
“mista”, que não conta com uma teoria e metodologia específicas para o
tratamento do acervo, o Centro de Documentação seja a instituição de
documentação que menos ocupou espaço na bibliografia das diferentes áreas que
compõem as Ciências da Informação, embora esteja frequentemente presente em
empresas, órgãos públicos, entidades de trabalhadores, movimentos sociais e
universidades.
A área que mais se ocupou
deles foi a Biblioteconomia, pois os considera parte de seu domínio, e o fez
numa dimensão bastante específica: organizando e referenciando os documentos
como peças isoladas, qualquer que fosse sua natureza, e tratando as informações
neles contidas como dados a serem decompostos e reordenados. Somos contrários à
aplicação dos princípios e normas que regem a Biblioteconomia à totalidade
dessa documentação, na medida em que esse procedimento desrespeita as
características diversificadas dos acervos que os Centros abrigam, e os vemos
como entidades bem mais complexas. Essa visão baseia-se, sobretudo, nas
dimensões que têm assumido os Centros de Documentação Universitários e de
Instituições Culturais.
O Centro de Documentação
representa uma mescla das entidades anteriormente caracterizadas, sem se
identificar com nenhuma delas. Reúne, por compra, doação ou permuta, documentos
únicos ou múltiplos de origens diversas (sob a forma de originais ou cópias)
e/ou referências sobre uma área específica da actividade humana. Esses
documentos e referências podem ser tipificados como de arquivo, biblioteca e/ou
museu. Tem como características:
·
Possuir documentos arquivísticos, bibliográficos
e/ou museológicos, constituindo conjuntos orgânicos (fundos de arquivo) ou
reunidos artificialmente, sob a forma de colecções, em torno de seu conteúdo;
·
Ser um órgão coleccionador e/ou referenciador;
·
Ter acervo constituído por documentos únicos ou
múltiplos, produzidos por diversas fontes geradoras;
·
Possuir como finalidade o oferecimento da
informação cultural, científica ou social especializada;
·
Realizar o processamento técnico de seu acervo,
segundo a natureza do material que custodia.
Os Centros de Documentação
extrapolam o universo documental das Bibliotecas, embora possam conter material
bibliográfico (que será sempre e unicamente aquele relacionado à temática na
qual o Centro é especializado), e aproximam-se do perfil dos arquivos, na
medida em que recolhem originais ou reproduções de conjuntos arquivísticos.
A acumulação desse acervo
possibilita aos Centros cumprirem suas funções de preservação documental e
apoio à pesquisa, no mais amplo sentido: não só colocando à disposição do
pesquisador referências para a localização das fontes de seu interesse, mas
também tornando-se um pólo de atracão da produção documental de pessoas e
entidades que actuam ou actuaram no seu campo de especialização.
A aquisição, o armazenamento
e o processamento técnico desse acervo possuem características
biblioteconômicas, arquivísticas e/ou museológicas devido à própria diversidade
do material reunido – diversidade que é, ao lado da especialização temática, a
marca distintiva dos Centros de Documentação, e que está presente também em
suas actividades referenciadoras.
Modernamente, há a
predominância dos procedimentos arquivísticos, pois a tendência dos Centros tem
sido a de enfatizar a obtenção de arquivos pertinentes à sua área. Essa
tendência se justifica pelo fato de os arquivos serem a expressão material da
actuação quotidiana de pessoas e entidades, nos diferentes campos, que se
tornaram objecto de um repensar por parte dos mais variados segmentos sociais.
Assim procedendo, os Centros de Documentação tornaram-se depositários de
documentos únicos por natureza, os quais, em poder de seus detentores
originais, eram, normalmente, pouco ou nada acessíveis e não contavam com outro
local que os reunisse e tratasse adequadamente.
São, portanto, competências gerais de um Centro de
Documentação:
·
Reunir, custodiar e preservar documentos de
valor permanente e referências documentais úteis ao ensino e à pesquisa em sua
área de especialização;
·
Estabelecer uma política de preservação de seu
acervo;
·
Disponibilizar seu acervo e as referências
colectadas aos usuários definidos como seu público;
·
Divulgar seu acervo, suas referências e seus
serviços ao público especializado;
·
Promover intercâmbio com entidades afins.
Como vimos “…a documentação
tende a preocupar-se mais com o material ‘não livro’, que dificilmente pode ser
controlado pelas técnicas tradicionais da biblioteconomia feita para livros,
notadamente a análise do conteúdo de periódicos nas ciências naturais e sociais.”
(COBLANS, 1957). Observa-se assim a relevância da sistematização das técnicas
documentais para o tratamento das informações decorrentes das actividades
humanas.
Entende-se sistema documental
como o conjunto de funções que desempenham os diversos Centros de Documentação,
segundo o objectivo que lhes foi fixado ou que definem. Estes apresentam uma
característica de linearidade, com um processo de informação que compreende
graus separados ou operações elementares: produção, registo e formação,
catalogação, conservação e difusão, despistagem e exploração pelo utilizador.
Identificadas suas inter-relações e seus graus de dependência, todo o processo
de informação é comparado a uma cadeia.
A cadeia de transmissão da informação é formada por
quatro elos:
1) Recolha: função básica de todos os
sistemas documentais. Um dos principais problemas é a existência da chamada
informação subterrânea, que é a documentação não publicada via edição clássica,
tal como os relatórios de pesquisa de laboratório e institutos, teses,
pré-impressões, comunicações de congressos e seminários, que tornam a operação
de recolha demorada, complicada e dispendiosa.
2) Tratamento da informação documental:
trata-se do conjunto de operações básicas efectuadas para a transformação, ou
formação, memorização e a restituição das informações contidas nos documentos
recolhidos. São fases do tratamento informacional:
a)
A análise
documental: operação ou conjunto de operações que se destina a apresentar o
conteúdo de um documento de forma diferente do original, a fim de facilitar a
consulta ou a sua referenciação. São métodos de análise documental:
i)
Resumo:
representação condensada de um documento. Podem ser classificados:
(1) Segundo
o nível de análise
(a) Sinal
ético
(b) Analíticos
(c) Críticos
(2) Segundo
a Origem
(a) Resumos
de autores
(b) Resumos
redigidos por analistas
ii)
Indexificação
ou indexação: expressão condensada das características do documento nos
termos de uma linguagem adequada ao sistema considerado e fortemente restrito à
linguagem natural. Determina os dados e critérios a memorizar e sobre os quais
se efectuarão as operações de procura.
b)
A procura
documental: O documento analisado é sujeito à busca para fins de recuperação.
São operações de procura documental (ou operações de selecção) ”:
i)
A memória documental: que pode apresentar dois
tipos principais de organização.
(1)
Organização por documento: onde a unidade de
registo é o documento e seguido de suas características com tantos registos
quanto documentos. Ideais para fichas pé-perfuradas ou ficheiros sequenciais.
(2)
Organização
por ideia: onde a unidade de registo é a característica seguida de todos os
documentos que apresentam essa característica.
ii)
As operações de selecção se fundamentam na
álgebra lógica para introduzir as relações lógicas entre as classes de documentos.
Tendo como as principais operações a reunião de classes (extrair da memória
todo A e todo B), intersecção (extrair todo documento que é A e B ao mesmo
tempo) e a exclusão (extrair todo A que não é B).
3) A difusão das informações: função final
da cadeia documental. Trata-se da disseminação das informações recolhidas e
tratadas dos diversos âmbitos dos sistemas documentais. Tem como aspectos
principais:
a)
Difusão
Geral: Redistribuição geral da informação ao conjunto das pessoas interessadas
no sistema;
b)
Difusão
selectiva: redistribuição parcial da informação a pessoas ou grupo de
pessoas afectadas, segundo o interesse dispensado a certos tipos de
informações. As técnicas documentais estão sobre a responsabilidade dos Centros
de Documentação, que elaboram os sistemas mais adequados ao desempenho da
missão que lhe é atribuída, sendo identificáveis quatro tipos de centros:
1)
Centros
Nacionais Interdisciplinares: abarcam o conjunto dos campos científicos e
técnicos do conhecimento. Muitas vezes de carácter estatutário, tem como
objecto de actuação o conjunto da documentação nacional e uma grande parte da
documentação internacional. Tem como funções essenciais a recolha e a conservação.
2)
Centros
Internacionais: actuam no âmbito das disciplinas ou técnicas claramente
definidas. Tem o objectivo de reunir o conjunto da documentação que possa existir
em um campo de actuação. São centros de informação especializada, muitas vezes
com objectivos comerciais financiadas por grandes organizações internacionais;
3)
Centros
especializados: são centros que trabalham em escala nacional num campo
particular.
4)
Serviços
de Documentação: tem seu campo definido pelo campo de actuação do organismo
a qual pertence. Não possui o grau de autonomia de seus precedentes. São
essenciais na difusão da informação, pois, devido a proximidade com os utilizadores,
podem conhecer com precisão suas necessidades.
Desde a antiguidade, a
prática de organização de registos gráficos está interligada com as actividades
de conhecimento humano. Nesta necessidade desenvolveram-se as actividades
biblioteconômicas e documentarias. A partir da instituição do método científico,
é produzidas uma enorme quantidade de material informacional. São relatórios,
microfilmes, microfichas, fotos, partituras, todo o tipo de material documental
que precisa ser correctamente tratado para fins de recuperação da informação.
Dai se estabelece a
importância do trabalho do documentalista, ao dispor de técnicas documentais
para a garantia do acesso da informação ao usuário correcto.
A partir das definições dos
diversos autores, define-se Centros de Documentação como: uma mescla das
entidades anteriormente caracterizadas, sem se identificar com nenhuma delas.
Reúne, por compra, doação ou permuta, documentos únicos ou múltiplos de origens
diversas (sob a forma de originais ou cópias) e/ou referências sobre uma área
específica da actividade humana. Esses documentos e referências podem ser
tipificados como de arquivo, biblioteca e/ou museu.
BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
BRADFORD, S. C. Natureza, origem e finalidade da
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CHAUMIER, Jacques. As técnicas documentais. Lisboa.
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COBLANS, Herbert. Introdução ao estudo da documentação.
Trad. do original inglês por Maria Antonieta Requião Piedade. DASP, Rio de
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CORTEZ, Maria Tereza. Centro de Documentação: implantação
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informação científica. São Paulo: Thesaurus Editora, 1973. P. 95-100
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LITTON, Gaston. A Documentação: ed. bras. rev. e adapt..
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SHERA, J. H., EGAN, M. E. Exame do estado atual da
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