SUMÁRIO
No presente trabalho de pesquisa bibliográfica no âmbito
do curso de Secretariado, vamos falar sobre os conceitos gerais de uma reunião.
Ora, é entendido como reunião o encontro de três ou mais pessoas com propósito
de discutir algum tema ou realizar alguma actividade.
Uma reunião tem geralmente como tema de discussão
negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações ou empresas, as reuniões
são importantes eventos para contacto pessoal e comunicação entre os
coparticipantes. Reunião, palestra, conferência e workshop podem ter em comum o
encontro de pessoas com alguma afinidade pessoal, ideológica, crença,
religiosa, profissional ou interesse em determinado argumento. Diferem em certas
conotações e prioridades.
As reuniões são um meio para partilhar, num grupo de
pessoas, um mesmo nível de conhecimento sobre um assunto ou um problema e para
tomar decisões colectivamente. Além disso, decisões tomadas colectivamente, com
representantes das diferentes entidades interessadas, serão mais facilmente
aceites por todos.
No entanto, as reuniões são “cronofagas” (consumidoras de
tempo) e devem por conseguinte ser o mais curta possível e efectuadas com uma
preocupação de eficácia, para resultarem em acções concretas.
Chama-se condução de reunião ao conjunto de acções
a empreender para organizar e efectuar uma reunião em boas condições e
permitindo fazê-la surtir efeitos.
Antes de mais, a razão de ser de uma reunião deve ser
reflectida maduramente para não desencadear uma “ reunionite aguda”:
─
Qual é o objectivo da
reunião?
─
Uma reunião
telefónica pode ser suficiente?
─
Uma Web conferência
ou reunião virtual (via Internet) seria suficiente?
Número e qualidade dos participantes: É desejável reunir um número
restrito de participantes, para não correr o risco de tornar a reunião pouco
eficaz. É igualmente necessário harmonizar o perfil dos participantes, em
especial em função do nível técnico ou político.
Duração: Idealmente, a duração da reunião não deve exceder
2 horas.
Ordem do dia: Trata-se do corte horário do tempo de trabalho em
assuntos bem formulados. É necessário controlar o tempo dedicado aos diferentes
assuntos da ordem de trabalhos.
Em função do número de
participantes, é necessário encontrar uma sala de reunião livre à data em que
os participantes estão disponíveis. Os períodos de férias escolares devem ser
evitados na medida do possível.
A data da reunião deve ser
prevista no mínimo com 15 dias de antecedência, para de permitir o envio dos
convites e das convocações aos participantes em prazos decentes.
A sala deverá ser escolhida
nomeadamente em função dos seguintes constrangimentos:
─
Capacidade da sala (em termos de lugares sentados);
─
Dimensões e forma da sala (de acordo com o tipo de apresentação ou de animação);
─
Necessidade de um acesso à Internet;
─
Presença de computadores e de meios audiovisuais (vídeo projector).
Difundir a ordem de trabalhos
ao conjunto dos participantes, precisando nomeadamente o lugar bem como a hora
de início e fim da reunião. Eventualmente transmitir um plano de acesso que recapitula
as principais infra-estruturas (metro, paragens de autocarro, estação) perto do
lugar da reunião.
Se possível e para optimizar a
eficácia das trocas, um documento preparatório, enviado antes da reunião e
situando o contexto, fazendo eventualmente aparecer algumas perguntas chave, permitirá
aos participantes preparar melhor a sua intervenção.
Convocação: De acordo com as empresas ou organização, uma
convocação deve ser estabelecida para o pessoal para que uma ordem de missão seja
emitida. Trata-se de constrangimentos regulamentares que permitem validar a
deslocação do pessoal.
Convite: um convite deverá ser dirigido aos participantes
que não são da empresa ou da organização.
Uma mesa-redonda permite cada
um apresentar-se resumidamente e assim permitir aos novos ou às personalidades
externas situar a função de cada interveniente.
É vivamente recomendado pedir
aos participantes que façam um esforço específico aquando da descrição da sua
actividade e, nomeadamente, que evitem a utilização de siglas.
É desejável “designar um
voluntário” para a redacção da acta. Se se tratar de uma série de reuniões,
cada um deverá ser secretário por sua vez.
Para as reuniões que fazem
intervir pessoas que têm uma ordem de missão, é necessário fazer circular uma
folha de presenças para permitir aos serviços financeiros validar as despesas
de deslocação. Uma folha de presenças modelo está anexa a este documento.
Para todos os efeitos, se se
tratar de uma série de reuniões, as decisões da reunião precedentes podem ser
passadas em revista, para recapitulação ou para acompanhamento dos avanços da sua
realização.
Antes de entrar no coração do
assunto, pode ser útil recapitular resumidamente a ordem de trabalhos do dia, o
tempo fixado para cada assunto e os intervenientes.
Os pontos importantes da ordem
de trabalhos deverão de preferência ser abordados no início da reunião, quando
a concentração é máxima e para não correr o risco de o tratar rapidamente no fim
da reunião.
A fim de pôr à vontade os
participantes, um café pode ser servido no início da reunião ou simples
garrafas de água podem ser distribuídas aos participantes. Além disso, uma sala
correctamente dimensionada e com uma temperatura adaptada permitirá tornar uma
reunião mais eficaz.
Uma “lista de decisões”,
estabelecida colectivamente pelo conjunto dos participantes, permite pôr em
epígrafe as decisões essenciais tomadas durante as trocas. A lista de decisões
não deve ser unicamente passivo: um responsável deve ser designado para a
implementação de cada uma das acções, com uma data prevista.
Se se tratar de uma série de
reuniões, pode ser oportuno aproveitar a presença dos participantes para
acordar uma data comum para a(s) reunião(ões) seguinte(s).
Recomenda-se vivamente a
redacção da acta "a quente", imediatamente a seguir à reunião, porque
as notas tomadas durante a reunião fazem apelo à “memória a médio prazo”. A
acta deve nomeadamente referir os pontos seguintes:
─
Assunto da reunião,
─
Data da reunião,
─
Participantes (e ausentes),
─
Ordem de trabalhos,
─
Resumo de cada ponto da ordem de trabalhos,
─
Lista de decisões.
No mínimo, na falta de uma acta
de reunião, é indispensável proceder a uma simples lista de decisão.
A acta da reunião tem vários objectivos:
─
Publicar decisões
─
Formalizar o trabalho realizado para permitir, por exemplo, aos ausente
ou pessoas não presentes na reunião poder o que se passou.
─
Capitalizar a informação, para memória.
A acta deve ser difundida ao
conjunto dos participantes, para validação. Após um prazo de aproximadamente
uma semana, se forem feitas propostas de modificações, a acta final deverá ser
enviada de novo ao conjunto dos participantes.
As reuniões são necessárias para mobilizar
ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos
colectivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não
apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica, por isso, um dispêndio
considerável que tende a passar despercebido.
A primeira questão geral a
colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião
ou se ela é dispensável. Em caso de se justificar a realização da reunião,
importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer
chegar, definir o tipo e número de participantes, fixar a duração, a hora e o
local da mesma.
Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser
cuidadosamente preparada.
Estabelecida a necessidade da
reunião, importa escolher o tipo de reunião.
Há vários tipos de reuniões,
consoante os objectivos a atingir:
─
Reunião de informação, de formação ou de sensibilização;
─
Reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ”reunião de trabalho”,
para programação de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de
um acordo ou, simplesmente, produção de ideias;
─
Reunião de consulta, de negociação, de resolução de problemas, de
validação de situações e de tomada de decisões.
A preparação de uma reunião é
um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupõe
um conjunto diversificado de acções que obedeçam aos princípios seguintes:
·
Planificar as reuniões segundo as necessidades;
·
Escolher o tipo de reunião de acordo com os objectivos e os grupos
visados;
·
Dirigir uma reunião eficazmente em função de objectivos concretos e de
resultados mensuráveis;
·
Exercer a liderança através da animação e da dinâmica do grupo;
·
Saber gerir espaços, assegurar a organização do material e dos
instrumentos de apoio;
·
Estabelecer uma lista de controlo de tarefas:
Ø Fixação clara dos objectivos e
dos resultados a atingir;
Ø Elaboração de uma ordem de
trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatória a todos os
participantes;
Ø Programação da condução de cada
assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão;
Ø Designação de relator para
elaboração da acta;
Ø Reserva da sala e marcação do
dia, hora e local;
Ø Definição da composição da mesa
de presidência;
Ø Disponibilização de bebidas, se
for caso disso;
Ø Entrega de lista de
participantes externos ao pessoal da recepção, PBX e parque de estacionamento;
Ø Verificação do funcionamento
dos equipamentos e preparação do restante material de apoio.
Para além da habitual ordem de
trabalhos, poderá ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluirá:
─
Descrição sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcançar;
─
Indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da
duração total da reunião e de cada ponto da agenda;
─
Priorização dos temas, prevendo aqueles que possam ser retirados em caso
de falta de tempo;
─
Menção dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos
a trazer ou a apresentar;
─
Referência à atribuição de trabalho preparatório a determinados
participantes.
Uma ordem de trabalhos deverá:
─
Ser enviada atempadamente aos destinatários;
─
Motivar a participação dos participantes;
─
Incentivar a preparação por parte de cada participante.
Da convocatória ou convite deve
constar informação sobre:
─
Data e local da reunião;
─
Hora de início e de conclusão;
─
Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informação
de contexto;
─
Resultados esperados;
─
Participantes.
Na fase de preparação poderá
ser importante:
─
Enviar a convocatória por correio electrónico, com vista à agilização de
todo o processo de organização e preparação da reunião;
─
Telefonar aos convocados/convidados com a antecedência de um ou dois
dias, a fim de garantir a sua participação;
─
Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presença específica de um
participante.
O presidente, moderador ou
facilitador:
─
Inicia a reunião à hora marcada, dá as boas-vindas e agradece o tempo
disponibilizado pelos participantes;
─
Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso
de um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes
fazendo-os sentir confortáveis e motivados para participarem e alcançar um
objectivo comum;
─
Não perde tempo com a aprovação de actas anteriores, apresenta claramente
os objectivos da reunião, faz aprovar a agenda e expõe os respectivos pontos,
recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o método de trabalho, sublinha
a duração prevista da reunião e informa sobre aspectos práticos de organização;
─
Avisa se haverá registo, acta ou relatório, indicando previamente o
relator ou secretário da reunião;
─
Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenções;
─
Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na
circunscrição aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurança.
O presidente ou moderador é um
elemento central para o sucesso da reunião.
Ao presidente ou moderador
compete:
─
Congregar a atenção dos participantes e envolvê-los no clima da reunião;
─
Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participação de todos
e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado;
─
Assegurar a organização das intervenções e a objectividade dos
contributos;
─
Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando
desvios à ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso
disso;
─
Dinamizar a reunião, mostrando flexibilidade sobre tópicos controversos
ou questões de difícil acordo;
─
Mobilizar o máximo de opiniões individuais para o espaço colectivo;
─
Formular posições de consenso ou pedir a um dos participantes que
apresente uma posição que reflicta a posição geral do grupo;
─
Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos
de consenso adquiridos e elencando os obstáculos apontados;
─
Assegurar que sejam tomadas todas as decisões necessárias;
─
Terminar com uma síntese com menção expressa dos resultados alcançados e
evitar que a reunião termine sem tomar decisões ou sem definir prazos e responsabilidades.
O desempenho do presidente ou
moderador e dos participantes são os pilares do êxito da reunião. Ao
participante na reunião compete:
Antes da reunião:
Analisar os documentos
recebidos com a convocatória;
Equacionar o modo como irá
intervir activamente;
Recolher informações que sejam
úteis para o sucesso da reunião;
Produzir algum apontamento
importante.
Durante a reunião:
Tomar notas sobre dúvidas e
pontos importantes;
Intervir de modo claro e
conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de
envolvimento para a consecução dos objectivos;
Saber escutar ideias e
opiniões, interessar-se pelos avanços conseguidos, ponderar as críticas a
fazer;
Intervir de modo assertivo
sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discussão.
Após a reunião:
Verificar e assumir os
conteúdos da versão final da acta, empenhando-se na concretização das determinações
da reunião.
Cabe ao presidente ou moderador
encerrar com sucesso a reunião. Neste sentido importa:
─
Sumariar as decisões tomadas, realçando os respectivos prazos;
─
Fazer breve balanço dos aspectos positivos adquiridos bem como das
divergências evidenciadas e dos obstáculos a superar;
─
Informar da elaboração cuidada e abrangente da
acta/relatório/nota/síntese que constitui a memória escrita dos resultados e o
guia para a futura monitorização e acompanhamento da execução das decisões
(sempre que possível, a acta é apresentada no final da reunião e após
comentários é aprovada para envio posterior);
─
Pode ser pertinente enviar cópia da acta a pessoas que não participaram
na reunião (por exemplo, o responsável de um sector que desempenha um papel
importante na implementação das medidas decididas ou que será afectado pela
concretização das mesmas);
─
Concluir agradecendo a presença e a participação.
─
O êxito da reunião é aferido pelos seus resultados.
─
No final da reunião terá de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja
responsabilidade pode ser distribuída por cada participante, com um prazo de
execução e indicação clara de quem monitoriza o processo;
─
Sem acompanhamento dos resultados das reuniões, há o risco de perder
parte do trabalho nelas realizado;
─
Impõe-se assegurar que o relator/secretário prepare a acta ou relato o
mais cedo possível após a reunião;
─
Enviar cópia da acta provisória aos participantes, com pedido de
observações e comentários dentro de um prazo útil e com agradecimento pelos
contributos;
─
Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que não
puderam estar na reunião a acta definitiva, da qual constem:
- Decisões
consensuais, conclusões assumidas e recomendações aceites;
- Indicação dos
compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas específicas de
acompanhamento a realizar nos prazos acordados;
─
Uma vez concluída a acta, o presidente ou moderador poderá organizar um
calendário com notas e lembretes relacionados com a concretização das decisões
tomadas;
─
Antes da reunião seguinte, assegurar-se que os participantes redijam
curtos relatórios de avaliação sobre o grau de implementação das medidas e decisões
tomadas;
─
Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao
desenvolvimento dos trabalhos.
A reunião não era necessária. Os assuntos a tratar não
exigiam realização da reunião. O momento não era oportuno para realizar a
reunião.
A reunião foi realizada por motivos errados: uma reunião cujo conteúdo se
esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros,
impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem
resultados a produzir está condenada ao insucesso.
Os objectivos da reunião estavam mal definidos: os objectivos não eram claros
ou adequados. Os objectivos constituíam obstáculos e não desafios.
Não foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos
que não podem tomar decisões.
Falta de controlo adequado: programa insuficientemente
detalhado, horários vagos, ausência de um fio condutor, conflitos surgidos
tratados desadequadamente, falta de liderança.
Ambiente físico não apropriado: local desconfortável,
recursos que não funcionam, interrupções que desconcentram.
Reuniões produtivas, eficientes e cativantes precisam de
um objectivo claro, um diálogo aberto, e um forte líder. Este trabalho
mostrou-nos de forma detalhada e didáctica os conceitos gerais para elaboração
de uma reunião eficaz, mostrando, como complemento, os 9 passos chaves para que
uma reunião atinja os objectivos estabelecidos.
Barker, Alan, Reuniões que funcionam, Mem Martins,
Lyon Edições, 1996
Dressler, Larry, Reuniões eficazes, Lisboa, Actual
Editora, 2008
Noyé, Didier,
Réussir vos réunions, Paris, Insep Consulting éditions, 2009
Tropman, E. John, Making
meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage
Publications Inc., 2003
Rebori, Marlene. K., How
to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the
University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno
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